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Em 6 de maio, o Compromisso com a Qualidade Hospitalar da APM (CQH) promoveu webinar sobre o ciclo de melhoria contínua PDCA – sigla referente às etapas operacionais de planejamento (plan), execução (do), verificação dos resultados (check) e ação corretiva (act). O conferencista foi o médico voluntário e coordenador do Grupo Benchmarking Qualidade do CQH, Jackson Vilela.

A iniciativa visa a criar um ambiente para aproximação e compartilhar experiências com hospitais participantes do Compromisso com a Qualidade Hospitalar da APM.

“Essa discussão chega a um momento oportuno porque tivemos o lançamento, em março deste ano, do roteiro de visitas versão 12 do Programa CQH. Durante o período de consultoria pública, pudemos observar a utilização mais direta da ferramenta PDCA em todos os fundamentos do material”, afirma a mediadora da reunião virtual, Yona Murad, diretora da Sociedade Paulista de Medicina Preventiva e Administração e Saúde (Sompas) e coordenadora da qualidade do Hospital Regional de Presidente Prudente.

Vilela, há 20 anos no Programa CQH, buscou sintetizar o processo de atualização do roteiro de visitas versão 11, criado em novembro de 2016, para o roteiro de visitas versão 12, de março de 2021.

Antes, a versão 11 do roteiro preconizava: “por meio das demandas dos clientes e da sociedade, a liderança desenvolve estratégias e planos que são executados por pessoas e processos, com o objetivo de gerar resultados. E isso acontece se as informações e os conhecimentos estiverem permeando todos os critérios, as variáveis e a organização.”

Com versão 12, considera que “o desenvolvimento sustentável e o compromisso com as partes interessadas, a liderança transformadora, a partir do pensamento sistêmico, define como as estratégias e os planos devem ser implementados e materializados, por meio de orientação por processos e com adaptabilidade, resultando em geração de valor para a própria organização e partes interessadas. A partir disso, a organização busca evoluir por meio do aprendizado organizacional e inovação, que permeiam o sistema, promovendo a excelência.”

“Antes, tínhamos os ‘critérios’ e agora estamos passando por ‘fundamentos’. Entretanto, no fundo, eles se entendem”, pontua o médico voluntário.

Nessa nossa versão, as adaptações em fundamentos, o compromisso das partes interessadas e a liderança transformadora são pontos cruciais. “A liderança transformadora parte de um pensamento sistêmico, ou seja, é necessário enxergar a organização como um todo para a realização da orientação por processos, com condições de adaptabilidade da instituição”, explica Vilela.

Ele argumenta que não existe PDCA sem os processos fase inicial (mapeamento organizacional) e fase secundária (ciclo de gestão).

O ciclo de aperfeiçoamento contínuo dos processos leva em consideração os quatros tópicos: fornecedor (pessoa/área/instrumento de trabalho que envia/fornece/disponibiliza o insumo necessário para a realização de determinada etapa processual); entrada/insumos (é a informação/documento/material necessário para que se desenvolva a etapa, sem o qual não é possível realizá-la); saída/produto (é a informação/documento/material produzido pelo executor da etapa; é o resultado do trabalho); e cidadão/usuário (é a pessoa/área/instrumento de trabalho a quem se destina o resultado do trabalho; aquele que receberá o que foi gerado pelo executor do trabalho).

“Para nós, interessa o processo que resulta em entrega para os nossos clientes, que são os nossos pacientes. Para isso, preciso ter insumos suficientes no hospital. Em linhas gerais, os processos precisam estar interligados, de uma forma que se conheça quem vai entregar e quem vai receber, porque, em determinadas horas, seremos fornecedores ou usuários. Aí está o pensamento sistêmico, a visão de um todo da empresa”, diz Vilela.

Ferramenta de gestão PDCL

No que diz respeito às práticas de gestão, o PDCL (planejar, executar, verificar e aprender) é uma metodologia utilizada para realimentar o sistema com novas aprendizagens.

Como pondera Vilela, a aplicação permite avaliar o desempenho, analisar comparativamente o realizado e o planejado, analisar desvios, tomar ações corretivas, acompanhar a eficiência das ações implementadas e captar informações que auxiliem a tomada de decisões.

“Com essa ferramenta, conseguimos enxergar todo o trajeto que queremos seguir na instituição porque nos obriga a planejar, executar, aprender e verificar, de forma estruturada, que se consiga, através de passo a passo, a chegar ao final, sempre aprendendo e acompanhando a eficiência de todas as ações, continuamente.”

O planejar (estudar e mapear o processo atual, coletar dados para identificar os problemas, analisar os dados, definir metas, desenvolver um plano ação e especificar métricas para analisar os planos) é o item mais importante, “porque qualquer falha na sua concepção, implica em alterações de todas as ações desenvolvidas nas demais fases do ciclo”, informa o coordenador do Grupo Benchmarking Qualidade CQH.

Assim, nesta etapa são essenciais a definição de metas, os indicadores e o dono do processo, bem como concluir um sistema de padrões e normas com as melhores práticas apuradas.

Vilela reforça ainda que a metodologia explora ideias de todos os envolvidos na instituição, seguindo os princípios básicos de ausência de julgamentos e autocríticas, aceitação de todas as ideias e incentivo de participação em grupo para liberar conhecimentos e criatividades.

O fluxograma de raias é o modelo mais adequado para mapear o processo, “porque desenha e torna-se mais nítida a análise do ambiente”, sugere o médico voluntário do CQH.

Compõem os outros itens do PDCL o executar (implementar o plano, documentar mudanças e coletar sistematicamente os dados para avaliação); verificar (avaliar as coletas de dados, conferir os resultados obtidos com as metas estabelecidas no planejamento, comparar dados coletados na fase anterior – execução – com os resultados obtidos a partir da meta planejada); e aprender (se os resultados forem bem-sucedidos, padronizá-los, realizar um trabalho preventivo de identificação dos desvios possíveis de ocorrer futuramente; se os resultados forem mal sucedidos, reunir as pessoas envolvidas no processo, revisar o plano original, propor ações corretivas e repetir o processo PDCL).

Vilela acrescenta que os principais erros do ciclo de aperfeiçoamento contínuo são fazer sem planejar; definir metas e métodos inatingíveis; definir metas e não preparar as pessoas para executá-las; fazer e não chegar; planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário; e parar após uma “volta” do ciclo.

“No eixo vertical, temos pessoas; no eixo horizontal, processos. As empresas de nível de excelência no mundo priorizam pessoas, em vez de processos. Na nossa cultura organizacional, estamos ainda mais próximos de processos. No entanto, você pode ter tudo, mas se não tiver gente para fazer, você não faz”, conclui.